Les refacturations de frais et les débours ne doivent pas être confondus. De leur qualification dépend la soumission ou non des opérations à la TVA, à l’impôt et aux cotisations sociales.
- Les débours s’entendent de sommes avancées par un artiste-auteur, au nom et pour le compte de son client ou diffuseur. Vous réglez l’achat mais la facture est établie au nom de votre client ou diffuseur. C‘est lui le cas échéant qui récupérera la TVA. Les débours doivent faire l’objet d’un remboursement au centime près. Vous ne pouvez en aucun cas dégager un bénéfice sur ces frais. Contrairement aux frais, les débours n’entrent ni dans vos recettes, ni dans vos dépenses professionnelles. Le débours n’a jamais d’impact sur le résultat comptable ou fiscal de celui qui avance les frais.
NB : Pour ne pas gonfler artificiellement leurs recettes, les artistes-auteurs en micro-BNC ont intérêt à faire payer directement à leur client ou diffuseur les frais que ces derniers prennent à leur charge. Ils peuvent également avoir recours à des notes de débours . La note de débours doit être distincte de vos propres factures à votre diffuseur ou client. Elle doit mentionner la liste des frais avancés en précisant pour chacun la date, le libellé, le fournisseur et le montant TTC. Attention il est indispensable de joindre à votre note les originaux des factures au nom du diffuseur ou client (garder des copies des factures).
Exemple : coûts de déplacements, de nourriture ou d’hébergement établis au nom de votre client ou diffuseur.
NB : Les frais kilométriques ne peuvent pas être considérés comme des débours, même s’ils sont effectués dans le cadre de votre activité.
- Une refacturation de frais est une dépense engagée pour votre client ou diffuseur mais dont la facture est à votre nom. Cela peut être des frais d’achat, de déplacement, de transport ... que vous devez engager dans le cadre de votre relation professionnelle. Mais à la différence du débours, vous agissez en votre nom. Le cas échéant, vous récupérez la TVA. Les refacturations de frais complètent « une vente ou une prestation de service ». L’artiste-auteur supporte alors leur montant hors taxe et le refacture avec ou sans marge, parfois même selon un forfait. Quand vous vous faites rembourser par votre diffuseur ou client, vous devez émettre une facture, parfois en y joignant la photocopie des dépenses mais contrairement au débours, ce n’est pas obligatoire. Vous gardez les originaux. Les frais entrent dans vos dépenses professionnelles. Cette dépense constitue une charge et sa refacturation une recette (éventuellement soumise à TVA, qu’une marge soit appliquée ou pas).